Personal Data Protection Notice

This Personal Data Protection Notice (“Notice”) sets out how our firm, Messrs. Zharif Nizamuddin (“the Firm”) collects, uses and protects your Personal Data which you have provided to the Firm. 

By engaging the Firm to provide its services or by interacting with the Firm at any events or otherwise, or by accessing the Firm’s website www.zn.legal (“Website”), you hereby consent to the processing of your Personal Data by the Firm in the provision of services that you have requested from the Firm (“Services”).

1. PERSONAL DATA

1.1 The “Personal Data” that you provide or have provided to the Firm includes your name, contact details, address, email address, NRIC number or passport number, bank account information, personal preferences, or any other related information which will be stored, used and processed by Messrs. Zharif Nizamuddin.

1.2 In addition to the Personal Data that you provide to the Firm directly (whether when engaging us to provide our services or during any communication with the Firm), the Firm may also collect your Personal Data from various other sources, including without limitation, from online search tools, information obtained from third parties through lawful sources or at events organized or participated by the Firm.

1.3 In respect of personal data of third parties such as your spouse and family members, you warrant that you have obtained their consent allowing us to process their personal data and you will extend a copy of this Notice to them.

2. PURPOSE OF PROCESSING OF PERSONAL DATA

2.1 By engaging the Firm, you hereby agree and consent to the Firm using and processing your Personal Data provided to the Firm, in the manner and for the purposes as described below:

(1) for identity verification;

(2) for the purposes of the Services;

(3) for preparing any document or instrument which may be required for the purposes set out in sub-paragraph (1) above and such other ancillary work in connection with sub-paragraph (1) above, including but not limited to, preparing the necessary contract or agreement or instrument to which you are a party, preparing loan agreement and preparing affidavits;

(4) to provide such necessary information to any regulatory or governmental authorities as required by statutory, regulatory or governmental requirements;

(5) for the Firm’s internal administrative purposes including historical and conflict checking purposes;

(6) for the Firm to communicate with you; and

(7) for the Firm to comply with its obligations under law or any regulations imposed by regulatory or governmental authorities.

2.2 It is voluntary for you to supply your Personal Data to the Firm. However, if you do not wish to provide your Personal Data, the Firm may not be able to:

(1) provide you the services that you require; or

(2) communicate effectively with you.

2.3 The Firm may also use and process your Personal Data for other purposes such as:

(1) to send you materials such as season greeting cards, newsletters, articles, write-ups and other updates, distribute information of events, conferences, talks and seminars which may be of interest to you; and

(2) potential referees to editors / researchers, publications, reports and journals, and potential clients who request for referees of past work in our credential statements, tenders and submissions, if any, by way of email or mail.

If you do not agree or consent to the Firm processing your Personal Data for the purposes set out in this paragraph 2.3, please notify the Firm by contacting the Firm via the contact details set out in paragraph 5.1 below.

3. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

3.1 Your Personal Data provided to the Firm or obtained by the Firm shall be kept confidential by the Firm. However, it may be necessary for the Firm to engage third party companies, service providers or individuals to perform certain services on the Firm’s behalf. In such event, you hereby agree and consent that the Firm may disclose and transfer your Personal Data to the third parties, within or outside Malaysia, including without limitation, as follows:

(1) banks and financial institutions;

(2) insurance providers;

(3) storage facility providers;

(4) external advisors and other professional advisors, such as auditors; 

(5) information technology service providers; and

(6) such other party as the Firm deems necessary for the purposes mentioned in Paragraph 2 above.

3.2 The Firm shall also disclose and transfer the information to any statutory bodies, regulatory bodies and/or governmental authorities where legally required to do so.

4. EMAIL AND WEBSITE

4.1 Any Personal Data contained in the emails and “Contact Us” messages sent via the Firm’s Website to the Firm shall be used and processed in the manner set out in this Notice. The content of the messages shall be strictly monitored by the Firm.

4.2 If you do not wish for your Personal Data to be collected via cookies on the Website, please configure your internet browser to delete or deactivate cookies.

4.3 The Firm’s Website may contain links to other sites and pages. The Firm shall not be responsible for any Personal Data or information that you may provide to other entity via the links.

5. REQUEST FOR ACCESS AND INQUIRIES

5.1 You may at any time hereafter request for access to, or request for rectification or correction of your Personal Data (subject to payment of fees, if applicable), or limit the processing of your Personal Data by the Firm, as the case may be, however subject to the exceptions and restrictions as may be contained under the applicable law. If you wish to do so, please contact:

Office Manager

Human Resources and Administration Department

Email  : office@zn.legal

You may also contact the Firm via the above contact details if you have any inquiries or complaints in respect of your Personal Data provided to the Firm.

5.2 Please note that the Firm has the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data to the extent permitted under the applicable law.

5.3 In the event of any change in your personal data, you are obliged to promptly contact and notify the Law Firm via the contact details set out in paragraph 5.1 above.

6. GENERAL

6.1 The Firm reserves the right to amend, update or modify this Notice from time to time by placing the updated version Notice on the Website.

6.2 This Personal Data Protection Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between this English version and the Bahasa Malaysia version, this English version shall prevail.

Dated: 1 September 2022

 Notis Perlindungan Data Peribadi (“Notis”) ini menyatakan bagaimana Tetuan Zharif Nizamuddin  (“Firma tersebut”) mengumpul, mengguna dan melindungi Data Peribadi yang kamu berikan kepada Firma tersebut. Dengan menggunakan perkhidmatan Firma tersebut atau dengan melayari laman web Firma tersebut www.zn.legal (“Laman Web”), kamu adalah dengan ini bersetuju bagi pemprosesan Data Peribadi kamu oleh Firma tersebut di dalam yang kamu perlukan daripada Firma tersebut (“Perkhidmatan-Perkhidmatan”).

1. DATA PERIBADI

1.1 “Data Peribadi” yang kamu berikan ataupun yang telah diberikan kepada Firma tersebut termasuk nama kamu, maklumat perhubungan, alamat, alamat emel, nombor kad pengenalan atau nombor pasport, maklumat akaun bank, rujukan peribadi atau mana-mana informasi berkaitan yang telah disimpan, digunakan dan diproses oleh Firma tersebut.

1.2 Selain daripada Data Peribadi yang kamu berikan kepada Firma tersebut secara langsung (sama ada ketika menggunakan perkhidmatan kami ataupun semasa sebarang komunikasi dengan Firma tersebut), Firma tersebut juga mungkin akan memperoleh Data Peribadi kamu daripada pelbagai sumber lain, termasuk tanpa had, dari alat carian talian, maklumat yang diperoleh daripada pihak ketiga melalui sumber yang sah atau di acara-acara yang dianjurkan atau disertai oleh Firma tersebut.

1.3 Berkenaan dengan data peribadi bagi pihak ketiga seperti pasangan kamu dan ahli-ahli keluarga kamu, kamu dengan ini menjamin bahawa kamu telah mendapatkan persetujuan mereka untuk membenarkan kami untuk memproses data peribadi mereka dan kamu akan melanjutkan satu salinan Notis ini kepada mereka.

2. TUJUAN MEMPROSES DATA PERIBADI

2.1 Dengan menggunakan perkhidmatan Firma tersebut, kamu dengan ini bersetuju dan membenarkan Firma tersebut menggunakan dan memproses Data Peribadi kamu yang telah diberikan kepada Firma tersebut, dalam cara dan untuk tujuan yang dinyatakan di bawah:

(1) untuk tujuan pengesahan identiti;

(2) untuk tujuan bagi Perkhidmatan-Perkhidmatan tersebut;

(3) untuk menyediakan apa-apa dokumen atau surat cara yang dikehendaki bagi tujuan yang dinyatakan di dalam subperenggan (1) di atas dan apa-apa kerja sampingan lain yang berkaitan dengan subperenggan (1) di atas, termasuk tetapi tidak terhad kepada, penyediaan kontrak atau perjanjian atau surat cara yang melibatkan kamu, penyediaan perjanjian pinjaman dan penyediaan afidavit-afidavit;

(4) untuk memberi maklumat yang diperlukan kepada mana-mana pihak berkuasa atau kerajaan seperti yang dikehendaki oleh undang-undang, peraturan atau keperluan kerajaan;

(5) untuk tujuan pentadbiran dalaman Firma tersebut termasuk tujuan penyemakan asal usul dan konflik;

(6) untuk Firma berkomunikasi dengan kamu; dan

(7) untuk Firma mematuhi obligasinya di bawah undang-undang atau mana-mana peraturan-peraturan yang dikenakan oleh pihak berkuasa atau kerajaan.

2.2 Ia adalah secara sukarela bagi kamu untuk membekalkan Data Peribadi kamu kepada Firma tersebut. Tetapi, jika kamu tidak ingin berikan Data Peribadi kamu, Firma tersebut mungkin tidak dapat:

(1) memberikan perkhidmatan yang kamu perlukan; atau

(2) berkomunikasi dengan kamu.

2.3 Firma tersebut juga mungkin akan menggunakan dan memproses Data Peribadi kamu untuk tujuan lain seperti:

(1) untuk menghantar kepada kamu kad-kad ucapan, surat berita, artikel-artikel dan rencana-rencana lain, mengedar maklumat acara, persidangan, ceramah dan seminar yang mungkin menarik minat kamu; dan

(2) sebagai rujukan kepada editor / penyelidik, penerbitan, laporan dan jurnal, dan bakal pelanggan yang inginkan maklumat rujukan bagi kerja-kerja yang pernah kami kendalikan, jika ada, melalui emel atau mel.

Jika kamu tidak bersetuju bagi Firma tersebut memproses Data Peribadi kamu untuk tujuan yang dinyatakan dalam perenggan 2.3 ini, sila maklumkan kepada Firma tersebut dengan menghubungi Firma tersebut melalui butiran hubungan yang dinyatakan dalam perenggan 5.1 di bawah.

3. PENDEDAHAN DATA PERIBADI

3.1 Data Peribadi kamu yang diberikan kepada Firma atau diperoleh oleh Firma tersebut akan disimpan sulit oleh Firma. Akan tetapi, ia mungkin perlu bagi Firma tersebut untuk menggunakan pihak ketiga, pembekal perkhidmatan atau individu-individu untuk melaksanakan perkhidmatan-perkhidmatan tertentu bagi pihak Firma tersebut. Dalam situasi ini, kamu dengan ini bersetuju dan membenarkan Firma tersebut untuk mendedahkan dan memindahkan Data Peribadi kamu kepada pihak ketiga, mahupun di dalam atau di luar Malaysia, termasuk tanpa had, seperti yang berikut:

(1) bank dan institusi kewangan;

(2) syarikat insuran;

(3) syarikat yang membekal kemudahan penyimpanan (storage facility);

(4) penasihat luar dan penasihat profesional yang lain, seperti juruaudit;

(5) penyedia-penyedia perkhidmatan teknologi maklumat;dan

(6) mana-mana pihak lain sebagaimana Firma tersebut fikirkan perlu bagi tujuan yang dinyatakan di dalam perenggan 2 di atas.

3.2 Firma tersebut juga akan mendedahkan dan memindahkan maklumat tersebut kepada mana- mana badan-badan berkanun, badan-badan pengawal aturan dan/atau pihak berkuasa kerajaan di mana adalah perlu untuk berbuat demikian di bawah undang-undang.

4. EMEL DAN LAMAN WEB

4.1 Sebarang Data Peribadi yang terkandung di dalam emel dan mesej “Hubungi Kami” yang dihantar melalui Laman Web Firma tersebut hendaklah digunakan dan diproses mengikut cara yang dinyatakan di dalam Notis ini. Kandungan mesej-mesej tersebut akan diselia ketat oleh Firma tersebut.

4.2 Jika kamu tidak inginkan Data Peribadi kamu dikumpul melalui “cookies” di Laman Web, sila konfigurasikan internet kamu untuk memadamkan atau menyahaktifkan “cookies”.

4.3 Laman Web Firma tersebut mungkin mengandungi sambungan ke laman web dan laman- laman lain. Firma tersebut tidak bertanggungjawab bagi apa-apa Data Peribadi atau maklumat yang kamu berikan kepada entiti lain melalui sambungan-sambungan tersebut.

5. PERMINTAAN UNTUK AKSES DAN PERTANYAAN

5.1 Anda boleh pada bila-bila masa selepas ini sama ada memohon untuk mendapat akses kepada, atau memohon untuk pembetulan dibuat ke atas Data Peribadi kamu (tertakluk kepada sebarang bayaran, jika berkenaan), atau mengehadkan pemprosesan Data Peribadi kamu oleh Firma tersebut, yang mana berkenaan, tetapi tertakluk kepada pengecualian dan sekatan sebagaimana yang terkandung di bawah undang-undang yang terpakai. Jika kamu ingin berbuat demikian, sila hubungi:

Pengurus Pejabat

Bahagian Sumber Manusia dan Pentadbiran

Emel: office@zn.legal

Anda juga boleh menghubungi Firma tersebut melalui butir-butir hubungan di atas jika kamu mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan Data Peribadi kamu yang diberikan kepada Firma tersebut.

5.2 Sila ambil perhatian bahawa Firma tersebut mempunyai hak untuk menolak permintaan kamu untuk mendapat akses dan/atau membuat sebarang pembetulan terhadap Data Peribadi kamu, setakat mana yang dibenarkan di bawah undang-undang yang terpakai.

5.3 Sekiranya terdapat apa-apa perubahan di dalam Data Peribadi anda, anda adalah dikehendaki untuk menghubungi dan memaklumkan Firma tersebut dengan secepatnya melalui butir-butir hubungan yang terkandung di perenggan 5.1 di atas.

6. AM

6.1 Firma tersebut berhak untuk meminda atau mengubah suai Notis ini dari semasa ke semasa.

6.2 Notis Perlindungan Data Peribadi ini diisu dalam kedua-dua Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat apa-apa yang tidak konsisten atau terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Bertarikh: 1 September 2022